Finnes det noe kjedeligere enn et uplanlagt, langt og kjedelig møte? Ikke vet jeg om noe annet. Jeg har eksperimentert de siste årene for å finne ut hvordan jeg kan gjøre møtene mine så effektive og produktive som mulig. Her er mine tre beste tips!
Tips 1: Unngå å godkjenn møteinnkallelse på mail
Vet du hva det mest effektive møtet er? De du ikke deltar på, haha! Jeg vet dette er litt overdrevet, men jeg synes møtekulturen i arbeidslivet har gått over styr de siste årene. Mange bedrifter oppfordrer ansatte til å ha hyppige møter, der to til fire personer ofte setter av en time for å diskutere et udefinert problem. Et møte i seg selv er ikke en produktiv aktivitet; det er utfallet av diskusjonen som har verdi.
Jeg møter så mange personer som tilbringer store deler av sin arbeidsdag uten at noe faktisk blir utført. Det er ikke overraskende, gitt hvor opptatt de er hele dagen.
Det første jeg gjorde for å få effektive møter var å delta på de jeg faktisk måtte være med på og plassere dem på riktig tid og lengde, basert på min kapasitet. På denne måten sikret jeg at folkene rundt meg fikk det de trengte, samtidig som det ikke stjal fokuset mitt fra de viktigste oppgavene.
Måten jeg oppnådde dette på var å ikke godkjenne møteinnkallelser direkte via e-post. Jeg tok heller kontakt direkte med personen og stilte følgende fire spørsmål:
- Spørsmål 1: Hva er hensikten med dette møtet?
- Spørsmål 2: Hvilket problem ønsker vi å løse?
- Spørsmål 3: Hvem må være til stede for å løse dette?
- Spørsmål 4: Hva ønsker vi å oppnå når møtet er ferdig?
Når disse spørsmålene er besvart, har du et mye bedre grunnlag for å avgjøre om møtet faktisk er verdt å delta på eller ikke. Og husk: Ikke godta et møte som varer lenger enn 30 minutter! Det bør være mer enn nok tid hvis du følger tips nummer to.
Tips 2: Still forberedt til møtet
Når du har fått booket møtet i kalenderen på et tidspunkt som passer for deg, og du vet hva som skal løses, sett av omtrent 15 minutter til forberedelse før møtet starter. Bruk denne tiden til å prøve å løse problemet på egen hånd. Skriv ned ideene dine.
Jeg har erfart at dette ofte effektiviserer møtet betydelig, spesielt hvis møtet krever din spisskompetanse.
Tips 3: Fordele ansvarsoppgaver før møtet er ferdig
Det viktigste til slutt. Gi beskjed når det er fem minutter igjen av møtet. Hva må vi gjøre nå for å oppnå det utfallet vi ønsket for dette møtet? Fordel deretter arbeidsoppgavene mellom dere med klare frister for når punktene skal være fullført. Dette sikrer at alle er enige om veien videre og at møtet faktisk har oppfylt sitt formål.
Oppsummering
Hva synes du om disse tre tipsene? Prøv dem selv, og jeg tar gjerne imot tips og triks for å gjøre møtene enda mer produktive. Det er en fantastisk følelse når man har hatt et supereffektivt møte, og løsningen er nådd på kortere tid enn forventet.
Hva synes du om denne artikkelen?